個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「施行令」という。)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「法施行規則」という。)、五條市個人情報保護条例(平成15年9月五條市条例第21号。以下「保護条例」という。)及び五條市個人情報保護条例施行規則(平成16年9月五條市規則第11号。以下「条例施行規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いは、別に定めのある場合を除き、この要綱により行うものとする。

第2　定義等

1　この要綱に使用する用語は、法、施行令及び保護条例で使用する用語の例による。

2　主要な用語の内容は、次のとおりとなる。

(1)　個人情報(法第2条第1項)

生存する「個人に関する情報」のうち次のいずれかのもの

ア　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)

イ　個人識別符号が含まれるもの

【個人情報に該当する事例】

事例1)　本人の氏名

事例2)　生年月日、連絡先(住所・居所・電話番号・メールアドレス)、会社における職位又は所属に関する情報について、それらと本人の氏名を組み合わせた情報

事例3)　防犯カメラに記録された情報等本人が判別できる映像情報

事例4)　本人の氏名が含まれる等の理由により、特定の個人を識別できる音声録音情報

事例5)　特定の個人を識別することができるメールアドレス

(kojin_ichiro@example.com等のようにメールアドレスだけの情報の場合であっても、example社に所属するコジンイチロウのメールアドレスであることが分かるような場合等)

事例6)　個人情報を取得後に当該情報に付加された個人に関する情報(取得時に生存する特定の個人を識別することができなかったとしても、取得後、新たな情報が付加され、又は照合された結果、生存する特定の個人を識別できる場合は、その時点で個人情報に該当する。)

事例7)　官報、電話帳、職員録、法定開示書類(有価証券報告書等)、新聞、ホームページ、SNS(ソーシャル・ネットワーク・サービス)等で公にされている特定の個人を識別できる情報

※　法人等の団体は「個人」に該当しないため、法人等の団体そのものに関する情報は「個人情報」に該当しない。

※　「他の情報と容易に照合することができ」るとは、個々の事例ごとに判断されるべきであるが、通常の事務や業務における一般的な方法で、他の情報と容易に照合することができる状態をいい、例えば、他の行政機関等や事業者への照会を要する場合等であって照合が困難な状態は、一般に、容易に照合することができない状態であると考えられる。

※　死者に関する情報は、「個人情報」の範囲には含まれていない。ただし、死者に関する情報が、同時に、遺族等の生存する個人を識別することができる場合に限り、当該生存する個人を本人とする個人情報に該当する。また、この場合には、当該情報は、開示等請求の対象となる。

※　個人の権利利益を保護することを目的とする法の趣旨(法第1条)に照らせば、本人の生存確認ができない場合については、実務上、生存する個人に関する情報に該当するものとして取り扱うことが適切であると考えられる。

(2)　個人識別符号(法第2条第2項)

「個人識別符号」とは、当該情報単体から特定の個人を識別することができるものとして政令に定められた文字、番号、記号その他の符号をいう。

(例)　旅券の番号、基礎年金番号、免許証番号、住民票コード、マイナンバー

(3)　保有個人情報(法第60条第1項)

職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、組織的に利用するものとして、実施機関が保有しているもののうち、行政文書に記録されているもの

※　「職員が職務上作成し、又は取得した」とは、職員が当該職員に割り当てられた仕事を遂行する立場で、すなわち公的立場において作成し、又は取得したことをいう。

※　「組織的に利用する」とは、作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく、組織の業務上必要な情報として利用されることをいう。

※　「保有している」とは、職務上作成し、又は取得した個人情報について事実上支配している(当該個人情報の利用、提供、廃棄等の取扱いについて判断する権限を有している)状態をいう。

(4)　行政文書

職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、職員が組織的に用いるものとして、実施機関が保有しているものをいう。

※　官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものなど除かれるものがある。

(5)　個人情報ファイル

保有する個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

(6)　要配慮個人情報

不当な差別や偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして次の①から⑪までの記述等が含まれる個人情報をいう。

①　人種

②　信条

③　社会的身分

④　病歴

⑤　犯罪の経歴

⑥　犯罪により害を被った事実

⑦　身体障害、知的障害、精神障害(発達障害を含む。)等の機能の障害があること。

⑧　医師等により行われた健康診断等の結果

⑨　健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。

⑩　本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと(犯罪の経歴を除く。)

⑪　本人を非行少年又はその疑いのある者として、保護処分等の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。

(7)　実施機関

市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会及び固定資産評価審査委員会をいう。

第3　所掌事務

1　情報公開総合窓口

実施機関の保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求(以下「開示請求等」という。)をしようとする者の利便を図るため、各実施機関は、個人情報保護制度に関する相談、受付等の事務を総務部総務課(以下「総務課」という。)情報公開総合窓口(以下「総合窓口」という。)において行うものとする。

2　総合窓口で行う事務

総合窓口で行う事務は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1)　個人情報の取扱いに係る一般的な案内、相談等に関すること。

(2)　開示請求等に係る請求書の受付、整理に関すること。

(3)　開示請求等に係る個人情報を取り扱う事務を所管する課等との連絡、調整に関すること。

(4)　開示に伴う写しの作成に係る費用の徴収に関すること。

(5)　五條市個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)の庶務に関すること。

(6)　個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

3　個人情報を取り扱う事務を所管する課等で行う事務

個人情報を取り扱う事務を所管する課等(以下「担当課」という。)で行う事務は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1)　担当課が所管する個人情報の利用目的の設定、変更及び明示に関すること。

(2)　担当課が行う個人情報の取扱いに係る案内及び相談に関すること。

(3)　担当課が行う個人情報の取扱いに係る苦情に対する対応に関すること。

(4)　個人情報ファイル簿の作成及び公表に関すること。

(5)　開示請求等に係る請求書の受付に関すること。

(6)　開示請求等に係る個人情報の特定に関すること。

(7)　開示請求等に対する決定及びその通知に関すること。

(8)　決定期間の延長及びその通知に関すること。

(9)　開示請求に係る個人情報が存在しない場合の通知に関すること。

(10)　第三者の意見の聴取等に関すること。

(11)　開示等の実施に関すること。

(12)　その他開示等について総合窓口が実施する以外のこと。

(13)　審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。

(14)　事業者に対する啓発に関すること。

(15)　個人情報保護制度の実施状況の報告に関すること。

第4　個人情報等の取扱い

1　取得及び保有に関する制限

個人情報は、不適正な取得や利用をしてはならない。またその正確性を確保する措置を講ずるよう努めなければならない。個人情報を取得及び保有するにあたっての注意点は、次のとおりである。

(1)　実施機関は、条例を含む法令で当該行政機関等が行うことができるとされている具体的な所掌事務又は業務の遂行に必要な限度でのみ、個人情報を保有することができること。

(2)　個人情報を保有するに当たっては、利用目的をできる限り特定しなければならないこと。また、特定した利用目的については、保有個人情報の開示を行う場合に開示請求者に対して通知しなければならないこと。

(3)　利用目的の変更は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲に限り、行うことができること。

(4)　本人から直接書面(電磁的記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、次のいずれかに掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならないこと。

ア　人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。

イ　利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。

ウ　利用目的を本人に明示することにより、事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

エ　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。

※　ある申請を行うため本人が自己の個人情報を記載した申請書を提出した場合で、当該申請の事務処理のみに当該個人情報を利用する場合等

2　利用及び提供に関する制限

実施機関は、法令(原則として条例等を除く。)に基づく場合や下記の例外を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。

【該当し得る法令の例】

・会計検査院法(昭和22年法律第73号)第24条から第28条まで

・国会法(昭和22年法律第79号)第104条

・国家公務員法(昭和22年法律第120号)第100条第4項

・刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第197条第2項及び第508条第2項

・土地改良法(昭和24年法律第195号)第118条第6項

・弁護士法(昭和24年法律第205号)第23条の2

・麻薬及び向精神薬取締法(昭和28年法律第14号)第58条の3から第58条の5まで

・民事訴訟法(平成8年法律第109号)第186条、第223条第1項及び第226条

・総務省設置法(平成11年法律第91号)第6条第2項

例外的に利用目的以外の目的のための利用及び提供が認められる場合は、次のとおりである。なお、利用目的以外の目的のための利用及び提供を恒常的に行うことを個人情報の取得前から予定している場合は、そのような利用及び提供が可能となるように利用目的を設定しておくべきである。

(1)　本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。

(2)　実施機関が法令(条例、規則等の地方公共団体が法令に基づき定める法規を含む。)の定める所掌事務又は業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。

(3)　他の行政機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関(議会を含む。)又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。

(4)　専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき、その他保有個人情報を提供することについて特別の理由があるとき。

他の法令(原則として条例を除く。)の規定により個人情報の利用及び提供が制限されている場合には、当該他の法令の規定が適用されることとなり、法がこれに反して利用及び提供の権限を与えるものではない

【該当する他の法令の例】

・刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第53条

・住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の29

・特許法(昭和34年法律第121号)第186条

※　実施機関は必要があると認めるときは、保有個人情報の受領者に対し、適切な管理のために必要な措置を講ずることを求め、提供に係る個人情報について、利用目的、根拠法令、利用範囲、記録項目、利用形態等について、事前に書面で提出を求め、及び提供前若しくは実地の検査を行うなど、措置が適切に行われているか確認するものとする。

※　利用目的以外の目的のための外国にある第三者への提供する場合は、法令に基づく場合等を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。

第5　個人情報の適正管理

1　総括個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者

(1)　本市に総括個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者を置き、五條市情報セキュリティポリシー(平成17年4月1日策定。以下「セキュリティポリシー」という。)に規定する最高情報セキュリティ責任者をもって充てる。

(2)　総括個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者は、本市における保有個人情報の管理に関する事務を総括するとともに、保有個人情報の管理の状況について監査するものとする。

(3)　総括個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため、必要と認めるときは、セキュリティポリシーに規定する情報セキュリティ委員会の会議その他の関係職員による会議を開催するものとする。

(4)　前2号に係る事務のうち、定例又は軽易なものは、五條市役所事務決裁規程(昭和39年8月五條市規程第7号)に基づく事務の取扱いその他の取扱いの例により、個人情報保護制度を所管する部長、次長又は課長が処理する。

2　保護管理者等

(1)　担当課ごとに保有個人情報の保護管理者を置き、当該担当課の長をもって充てる。

(2)　保護管理者は、保有個人情報の適正な管理について責任を負うとともに、個人情報保護に関し、所属職員を指揮監督しなければならない。

(3)　担当課に保有個人情報の保護担当者を置き、担当課の課長補佐(室長その他の課長補佐に相当する職にある者を含む。以下同じ。)(課長補佐が置かれていない担当課にあっては係長、主査その他これらに相当する職にある者)をもって充てる。この場合において、担当課に保護担当者となるべき職員が複数あるときは、その全てを保護担当者に充てるものとする。

(4)　保護担当者は、保護管理者を補佐し、担当課における保有個人情報の管理に関する事務を担当するものとする。

3　職員の責務

(1)　職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに上司の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(2)　担当課の長は個人情報の保護管理者として、個人情報の適正な管理について責任を負うとともに、個人情報保護に関し、所属職員を指揮監督しなければならない。

4　委託先の監督

個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先との契約において安全管理措置のために必要な条項や委託業務の従事者が次項に規定する義務に違反した場合等における報告、契約の解除等の条項を盛り込んだ上で、定期的な監査を行う等、委託先に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。なお、具体的な内容については、第6による。

5　従事者の義務

次の者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(1)　個人情報の取扱いに従事している職員又は職員であった者。その範囲は次のとおり。

ア　一般職、特別職のいずれの者も含む。

イ　常勤、非常勤いずれの者も含む。

(2)　行政機関等からの委託による個人情報を取り扱う業務に従事している者又は従事していた者

(3)　指定管理者等の業務に従事している者又は従事していた者

(4)　個人情報の取扱いに従事している派遣労働者又は従事していた派遣労働者

※　知り得た個人情報：「知り得た」とは、個人の秘密であるか、すなわち秘匿性のあるものか、まだ知られていないものであるかを問わない。行政文書等に記録されないような個人情報であっても、対象となる。

※　みだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない

：「みだりに他人に知らせる」正当な理由がなく個人情報の内容を他人に知らせること。

「不当な目的に利用」自己又は他人の私的利益のために個人情報の内容を利用する場合その他の正当性を欠く目的のために個人情報の内容を利用すること。

6　漏えい等の報告等

保有個人情報の漏えい等その他の保有個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして法施行規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会に報告するとともに、原則として本人に通知しなければならない。この場合において、報告及び通知の義務を負う主体は、各実施機関であり、個人情報の取扱いを委託している場合においては、委託元と委託先の双方が義務を負う。なお、報告等の手順等については、次の各号に規定するところによる。

(1)　保護管理者は、保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握したとき(第4号の報告によるときを含む。)、その他保有個人情報の適正な取扱いに関し必要と認めるときは、保有個人情報の適正な取扱いについて必要な措置を講じるものとする。

(2)　保護管理者は、法第68条第1項に規定する事態の発生を把握したとき、その他保有個人情報の適正な取扱いに関し必要と認めるときは、事案の発生した経緯、被害状況等を調査するとともに、速やかに総括個人情報保護管理者に報告しなければならない。

(3)　保護管理者は、前号の報告を行ったときは、市長及び総括個人情報保護管理者の指示により、個人情報保護委員会への報告、事案の公表、当該事案に係る本人への対応その他の必要な措置を講じなければならない。

(4)　職員は、保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握したとき、その他保有個人情報の適正な取扱いに関し必要と認めるときは、速やかに保護管理者に報告しなければならない。

7　研修

(1)　総括個人情報保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する者(保護管理者及び保護担当者並びに派遣労働者を含む。次号において「対象者」という。)に対し、毎年1回以上個人情報の取扱いについての教育研修その他の必要な啓発を行うよう努めるものとする。

(2)　前号の規定により、研修を実施する場合は、可能な限り全対象者が受講できるよう配慮するよう努めるものとする。

8　アクセス制限等

(1)　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとし、アクセス制限を有しない職員は、個人情報等にアクセスしてはならない。

(2)　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。

9　複製等の制限

職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。

(1)　保有個人情報の複製

(2)　保有個人情報の送信

(3)　保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4)　その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

10　誤りの訂正等

職員は、保有個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めるとともに、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

11　媒体の管理等

職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

12　誤送付等の防止

職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、複数の職員による確認その他の必要な措置を講じなければならない。

13　廃棄等

職員は、保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

14　保有個人情報の取扱状況の記録

保護管理者は、保有個人情報の利用、保管等の状況について把握するため、保有個人情報及び個人情報ファイルの内容に応じて、台帳の整備その他の措置を講じるものとする。

15　外的環境の把握

保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われると認めるときは、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

16　監査、点検等

(1)　個人情報保護監査責任者は、定期に、及び必要に応じ随時に、その指名する職員(以下「指名職員」という。)に保有個人情報の管理の状況を監査させるものとする。この場合において、指名職員は、総括個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者に監査の結果を報告するものとする。

(2)　保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括個人情報保護管理者に報告する。

(3)　総括個人情報保護管理者は、前2号の報告を受け、必要があると認めるときは、保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるものとする。

17　前各項その他別に定めるもののほか、情報システムの取扱いその他個人情報の適正管理については、セキュリティポリシーの規定による。

第6　個人情報の取扱いの委託

1　業務の委託等

(1)　個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託(注1)する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置(注2)を講ずる。また、契約書に、次の事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

①　個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務

②　再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(※)　委託先との契約書に、再委託に際して再委託先に求める事項は、再委託先が子会社である場合も、同様に求めるべきことを明記すること。

③　個人情報の複製等の制限に関する事項

④　個人情報の安全管理措置に関する事項

⑤　個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

⑥　委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

⑦　法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

⑧　契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)

(注1)　「委託」とは、契約の形態・種類を問わず、行政機関等が他の者に個人情報の取扱いを行わせることをいう。具体的には、個人情報の入力(本人からの取得を含む。)、編集、分析、出力等の処理を行うことを委託すること等が想定されるが、これらに限られない。

(注2)　例えば、サイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考に、委託先によるアクセスを認める情報及び情報システムの範囲を判断する基準や委託先の選定基準を整備すること等が挙げられる。

(注3)　準拠法や裁判管轄について日本国内法令とすべきかについてもあらかじめ検討する必要がある。

(2)　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。

(3)　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、年1回以上、実地検査を行うなど確認する。

(4)　委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1号の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前号の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

(5)　保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。

2　その他

保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。

第7　個人情報ファイル簿の作成及び公表

1　個人情報ファイル簿の作成及び公表

実施機関は、法、法施行令及び法施行規則の規定により、保有する個人情報ファイルのうち本人の数が1,000人以上のものについて所定の事項を記載した個人情報ファイル簿を作成し、公表しなければならない。

2　個人情報ファイル簿の公表方法

個人情報ファイル簿の公表は、市ホームページに掲載することにより行うものとする。なお、個人情報ファイル簿に記載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又は個人情報ファイルの本人の数が1,000人を下回ったとき(条例個人情報ファイル簿として公表する場合を除く。)は、遅滞なく、当該個人情報ファイル簿の公表を取り止める。

3　個人情報ファイル簿の作成時期

実施機関は、個人情報ファイル(個人情報ファイル簿作成の対象外となるものを除く。)を保有するに至ったときは、直ちに個人情報ファイル簿を作成しなければならない。

4　個人情報ファイル簿の作成

個人情報ファイル簿に掲載する記載事項は、次のとおりである。

(1)　管理番号

(2)　部・課・係

(3)　個人情報ファイルの名称

(4)　個人情報ファイルの利用目的

(5)　記録範囲(対象者)

(6)　個人情報の本人の数

(7)　特定個人情報の有無

(8)　要配慮個人情報の有無

(9)　個人情報の記録項目

(10)　記録情報の収集先

(11)　記録情報の収集媒体

(12)　記録情報の経常的提供先

(13)　個人情報ファイルの種別

(14)　保有開始(予定)日

(15)　開示請求等を受理する組織の名称及び所在地

(16)　他の法令等の規定による訂正、利用停止の規定の有無

(17)　備考

5　個人情報ファイル簿の記載事項の修正

個人情報ファイル簿の作成後に記載すべき事項に変更が生じたときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正する。

6　条例個人情報ファイル簿の作成及び公表

(1)　実施機関は、必要と認めるときは、個人情報ファイルのうち本人の数が500人以上1,000人未満のものについて、条例個人情報ファイル簿を作成し、公表することができる。

(2)　条例個人情報ファイル簿の作成及び公表は、個人情報ファイル簿の作成及び公表に準じて行うものとする。ただし、実施機関は、記載事項の一部を条例個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルについて条例個人情報ファイル簿を作成及び公表することにより、当該個人情報ファイル簿に係る事務又は事業の遂行に支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、当該記載事項を記載せず、又は当該個人情報ファイルについて条例個人情報ファイル簿を作成しないものとする。

第8　開示請求等の受付場所等

1　開示請求等の受付は、原則として総合窓口において行うものとする。ただし、担当課が所掌する事務に係る個人情報の開示請求であって、特に必要がある場合は、総務課と連絡調整の上、担当課において受け付けることができる。

なお、開示請求等の手続を求めるまでもなく、それに応じることができる個人情報については、担当課で対応するものとする。

2　開示請求等の受付時間は、市役所の執務時間内とする。

第9　個人情報の開示請求の受付事務等

1　開示請求に係る請求書

保有個人情報開示請求書(条例施行規則様式第1号)

2　開示請求に係る通知書

(1)　保有個人情報開示決定通知書(条例施行規則様式第2号)

(2)　保有個人情報不開示決定通知書(条例施行規則様式第4号)

3　期間延長に係る通知書

(1)　保有個人情報開示決定期間延長通知書(条例施行規則様式第5号)

(2)　保有個人情報開示決定等期限特例規定適用通知書(条例施行規則様式第6号)

4　開示請求の相談

(1)　総合窓口において、開示請求の相談があったときは、担当課に連絡し、担当課の職員とともに当該開示請求に係る個人情報の所在が検索できる程度に開示請求の趣旨、内容等を聴取し、開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。

(2)　開示請求の対象とならない個人情報については、その旨を担当課から説明する。

(3)　開示請求によらず提供又は開示ができる場合は、担当課からその旨説明する。

(4)　開示請求で対応する場合は、担当課職員が開示請求に係る個人情報の内容の確認及び当該個人情報が記録されている公文書の特定を行う。

(5)　担当課において開示請求の相談があった場合には、当該担当課において、総務課と調整した上で、対応を決定する。

(6)　開示請求に係る個人情報(特定個人情報を除く。)について、他の法令の規定による開示の制度があり、その開示の方法が法による開示の方法と同一である場合には、当該同一の方法による開示の実施は、他の法令の規定により行うことになる。

5　開示請求の受付

(1)　開示請求の方法

開示請求は、開示請求しようとする者が、直接来庁する方法又は開示請求書を実施機関に送付する方法により、保有個人情報開示請求書(条例施行規則様式第1号。以下「開示請求書」という。)を提出して行う。

なお、書面によらない電話、口頭等による請求及びFAXによる請求は行うことができない。ただし、口頭による請求があった場合で、請求者が身体に障害がある等で自ら開示請求書に記載することが困難なときは、聴き取りをした職員が請求内容等を代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。

(2)　開示請求できる者

何人も、自己を本人とする保有個人情報の開示請求を行うことができる。また、未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)による請求も認められる。なお、法定代理人及び任意代理人は、その資格を喪失した場合には、その旨を届け出なければならない。

(3)　開示請求者の本人確認等

ア　窓口における開示請求者の本人確認

開示請求書に記載の氏名及び住所又は居所が確認できる次の書類(以下「本人確認書類」という。)の提出又は提示を求める。

運転免許証、健康保険の資格確認書(告知要求制限に抵触することがないよう注意すること。)、個人番号カード(個人番号を収集することのないよう注意すること。)、住民基本台帳カード(住所記載があるもの)、在留カード、特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書、小型船舶操縦免許証、運転経歴証明書、猟銃・空気銃所持許可証、宅地建物取引主任者証、国民健康保険の資格確認書、後期高齢者医療保険の資格確認書、船員保険の資格確認書、私立学校教職員共済制度の資格確認書、国家公務員共済組合の資格確認書、地方公務員共済組合の資格確認書、恩給証書、児童扶養手当証書、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳等

イ　郵送による開示請求者の本人確認

「本人確認書類の写し」及び「市町村が発行する住民票の写し(30日以内に作成されたものに限る。)」の送付を受けることにより確認する。顔写真のない書類で確認を行う場合は複数の本人確認書類の提出を求めること。

ウ　婚姻等によって、開示請求時の氏名が個人情報の本人の氏名と異なっている場合には、開示請求時の氏名が記載された書類だけでなく、旧姓等が確認できる書類の提示等を求め、本人確認する必要がある。

エ　代理人が請求する場合の本人確認を顔写真のない書類で確認を行うときは、複数の本人確認書類で行うこと。

オ　代理人の資格確認

代理人が請求する場合は、本人確認書類に加え、代理人の資格を確認するため、次の書類(30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出を求める。なお、複写物は認められない。

(ア)　法定代理人の資格を証明する戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書、家庭裁判所の証明書(家事事件手続法(平成23年法律第52号)第47条)等

(イ)　任意代理人の資格を証明する委任状

委任者の実印を押印し印鑑登録証明書を添付した物

委任者の本人確認書類の写しを添付した物

カ　任意代理人による請求にあっては、なりすましや利益相反を防止するため、適切に本人確認を行うほか、必要に応じて、住民基本台帳制度の支援措置の対象となっているかなどを関係機関に照会するなど、本人の権利利益を損なうことのないよう対応すること。

(4)　個人情報の特定等

ア　開示請求に係る個人情報の特定については、開示請求をしようとする者から請求に係る個人情報を特定するために必要な事項を十分聴き取ることにより行うものとする。なお、特定はできるだけ具体的に行うこと。

イ　当該個人情報が開示請求の対象であるか確認すること。次のようなものは対象とならない。

(ア)　行政文書に記録されていない個人情報

(イ)　刑事事件の裁判に係る個人情報

(ウ)　基幹統計を作成するために集められた個人情報(統計法(平成19年法律第53号)第52条)

(エ)　戸籍等に記録されている個人情報(戸籍法第129条)

(オ)　登記簿に記録された個人情報(商業登記法(昭和38年法律第125号)第141条)

(カ)　開示請求の時点において保有されていない個人情報

(キ)　死者に関する情報(遺族等の情報でもある場合で、当該遺族の個人情報として請求される場合を除く。)

(5)　開示請求書の提出

開示請求書は、開示請求に係る個人情報1件ごとに提出させるものとする。ただし、同一の担当課に同一人から複数の開示請求があった場合は、開示請求書の「開示を請求する保有個人情報」に記入することができる範囲内で、1枚の開示請求書の提出により受け付けるものとする。

(6)　開示請求書に不備がある場合の対応

提出を受けた開示請求書に必要事項が記入されていなかったり、不明確な箇所がある場合は、開示請求者にその箇所の補正を求めるものとする。ただし、開示請求書に記載のない事項が条例第7条第2項に規定する実施機関が必要と認める事項に該当するときは、当該記載が無いことを開示請求書の不備とはせず、開示請求を受け付けるものとする。

(7)　開示請求の受付

提出を受けた開示請求書の記入に不備がない場合は、総務課は受付印を押印して開示請求を受け付け、開示請求書の「処理欄」及び「整理番号」欄に必要事項を記入し、次の事項について説明するものとする。

ア　開示請求のあった日から30日以内に開示又は不開示の決定を行い、その結果を文書によって通知すること。ただし、やむを得ない理由があるときは、30日の期間を更に30日間延長することがあり、このときも文書によって通知すること。

イ　開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれているときは、当該第三者の意見を聴くことがあること。

ウ　個人情報の開示を写しの交付の方法により行うときは、当該写しの交付に要する費用を徴収すること。

エ　個人情報の開示の日時及び方法は、事前に連絡をとり調整すること。

オ　個人情報の開示の場所は、原則として総合窓口であること。

(8)　開示請求書の記入事項

ア　開示請求者本人が記入する項目

次の項目については、開示請求者が記入するものとする。

ア)　「開示を請求する保有個人情報」欄

開示請求に係る個人情報の内容を具体的に記入するものとする。

「○○課の保有する私に関する全ての保有個人情報」となっているような場合には、一般的に当該記載から開示請求者が求める保有個人情報を具体的に特定することができないことから、適当でない。

イ)　「求める開示の実施方法等」欄

任意記載の事項であるが、開示の実施に必要な内容であるので、記入がない場合は開示の決定後、開示請求者に連絡をとり、確認するものとする。この場合において、当該確認はメモ等により記録を残すものとする。なお、開示請求者は別途書面によりこの事項を申し出ることもできる。

ウ)　「本人確認等」欄

開示請求者の区分(本人、法定代理人又は任意代理人)、本人確認書類、代理人が請求する場合の本人の状況等、代理人の資格確認書類について記入する。

イ　総務課が記入する項目

次の項目は、開示請求を受け付けた総務課が記入するものとする。

「備考」欄

その他次の各事項について記入するものとする。

・婚姻等により開示請求者の氏名と当該請求に係る個人情報の本人の氏名等が異なる場合には、その旨

・その他事務処理上記入の必要があると思われる事項

(9)　開示請求書の担当課への送付

総務課は、受付した開示請求書を担当課に送付する。

(10)　開示請求書の収受手続等

ア　担当課は、総務課から開示請求書の送付を受けたときは、速やかに、当該開示請求書の受付を行わなければならない。この場合において、担当課は、総務課が受け付けた日をもって収受手続を行うものとする。

イ　アの場合において、開示をするかどうかを決定する期間の起算日は、受付日の翌日であるため、担当課は、所定の事務処理期間内に開示、不開示等の決定に係る事務処理をすること。

第10　個人情報の開示又は不開示の決定期限

1　開示決定の期限

開示請求書を受け付けた担当課は、受付した日から原則として30日以内に当該開示請求に係る個人情報の開示又は不開示日の決定を行わなければならない。

2　開示・不開示決定期間の延長等

(1)　開示・不開示決定期間の延長

ア　期間延長の通知

担当課は、事務処理上の困難その他正当な理由により、開示請求書の受付をした日から30日以内に個人情報の開示・不開示の決定をすることができないことが明らかになったときは、30日以内に限りその期限を延長することができる。この場合において、その旨及び延長する期間を記入した保有個人情報開示決定期間延長通知書を開示請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

イ　保有個人情報開示決定期間延長通知書の記入事項

ア)　「開示請求に係る保有個人情報の名称等」欄

開示請求において特定された個人情報の内容について記入するものとする。

イ)　「延長後の期間」欄

延長する日数及び延長後の開示決定等の期限を記入するものとする。

ウ)　「延長の理由」欄

開示決定期間を延長するやむを得ない理由を具体的に記入するものとする。

(2)　開示・不開示決定期限の特例

開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、前号の延長を行ったとしても、当該期限内(60日以内)に開示請求に係る保有個人情報の全てについて開示決定等を行うと、事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがあると判断される場合には、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合において、担当課は開示請求者に対して、次の事項を通知しなければならない。

ア　残りの保有個人情報について開示決定等をする期限

イ　延長の理由

第11　個人情報の開示又は不開示の決定

1　開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合等の取扱い

(1)　開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合、開示請求の対象外である場合など、開示請求に応じられない場合は、開示請求者に対してその旨を説明するものとするが、それでもなお、開示請求が取り下げられない場合には、不開示の理由を示して不開示決定を行う。

(2)　開示請求に係る保有個人情報が特定されていない場合等の事由により、開示請求者に補正を求めたが、開示請求者がこれに応じなかった場合には、開示請求書に形式上の不備があるものとして、不開示決定を行う。

(3)　保有個人情報の存否を答えるだけで不開示情報を開示することとなると判断される場合には、開示請求の対象となるものが存在しない場合であっても、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで不開示決定を行わなければならない。

2　開示又は不開示の判断基準

開示又は不開示の判断基準は次のとおりとする。

(1)　個人に関する情報(死者の情報を含み、事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)として不開示になる情報(法第78条第1項第1号及び第2号)

ア　本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報として不開示となる情報

【具体例】

例1)　患者の精神状態、病状の進行状態等から、開示することで病状等の悪化をもたらすことが予見される場合における患者の病状に関する情報

例2)　児童虐待の告発等の児童本人に関する情報を親が法定代理人として開示請求する場合において、開示することでが児童虐待の悪化等をもたらすことが予見される場合におけるの当該告発等の情報

イ　開示請求者以外の個人(第三者)に関する情報で開示することにより当該第三者の権利利益が損なわれるおそれがある情報として不開示となる情報

(ア)　氏名、生年月日その他の記述等により開示請求者以外の特定の個人を識別することができる情報(他の情報と照合することにより、開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)若しくは個人識別符号が含まれるもの

(イ)　開示請求者以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、なお開示請求者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの

【具体例】

例1)　匿名の作文や、無記名の個人の著作物のように、個人の人格と密接に関連するもの

例2)　開示すれば財産権その他の個人の権利利益を害するおそれがあると認められるもの

ウ　第三者の個人に関する情報のうち不開示情報から除かれるもの

(ア)　法令(条例を含む。)の規定により又は慣行として開示請求者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報。なお、個人の権利利益を害することとなる場合等を除き、公務員の職務遂行に係る情報に含まれる当該職員の氏名は、これに該当し不開示情報から除かれる。

(2)　法人等(国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。)に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を含み、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。)として不開示となる情報(法第78条第1項第3号)

ア　開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの

イ　行政機関等の要請を受けて、開示しないとの条件で任意に提供されたものであって、法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの

(3)　審議、検討等に関する情報として不開示となる情報(法第78条第1項第6号)

国の機関、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議、検討又は協議(以下「審議等」という。)に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に国民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え、若しくは不利益を及ぼすおそれがある情報

(4)　事務又は事業に関する情報として不開示となる情報(法第78条第1項第7号)

国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれ等がある情報

ア　国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある情報

イ　犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれのある情報

ウ　監査、検査、取締り、試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれのある情報

エ　契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、国、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれのある情報

オ　調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれのある情報

カ　人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれのある情報

キ　独立行政法人等、地方公共団体が経営する企業又は地方独立行政法人に係る事業に関し、その企業経営上の正当な利益を害するおそれのある情報

3　部分開示

開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、不開示情報に該当する部分を他の部分から容易に区分して除くことができる場合等には部分開示をしなければならない。

4　裁量的開示

(1)　開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、開示請求を拒否することにより保護される利益と開示することにより得られる利益とを比較衡量し、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示請求者に対し、当該保有個人情報を開示することができる。

(2)　裁量的開示により第三者(開示請求者以外の個人又は法人その他の団体で、国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除くものをいう。以下同じ。)の情報を開示しようとするときは、第7項第2号に規定する必要的意見聴取を行わなければならない。

5　個人情報の開示の日時及び場所の調整

(1)　窓口における開示の日時及び場所は、担当課が開示請求者に連絡をとり、希望を確認の上、総務課と調整し、決定するものとする。なお、当該確認は電話等で行うほか、保有個人情報の開示の実施方法等申出書(条例施行規則様式第3号)の送付により行うものとする。

(2)　前号の確認を電話等で行った場合で、次のいずれかのときは、当該確認を開示請求書の「求める開示の実施方法等」欄の記載の追完又は訂正として取り扱うものとし、メモ等により記録を残すものとする。

ア　開示請求書の「求める開示の実施方法等」欄に記載がないとき。

イ　開示請求者が同欄に記載した内容と異なる日時若しくは場所又は方法を希望したとき。

(3)　第1号の確認を電話等で行う場合で、写しの交付により開示をしようとするときは、その作成に要する費用の額を併せて連絡するものとする。

6　開示又は不開示の決定通知

(1)　開示又は部分開示の通知

担当課は、開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示することに決定したときは、速やかに、開示請求者に対して、その旨及び開示する保有個人情報の利用目的を保有個人情報開示決定通知書(条例施行規則様式第2号)により通知する。

この場合において、保有個人情報の開示の実施方法等の申出がなされていない場合は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書による用紙を同封する。

なお、通知書の記載事項は次のとおりとする。

ア　開示する保有個人情報の利用目的

イ　開示請求者が求めることのできる開示の実施の方法

ウ　事務所における開示を実施することができる日時及び場所

エ　写しの送付による開示を実施する場合の準備日数及び送付費用

オ　不開示とした部分がある場合の不開示部分及び不開示理由

カ　開示請求書に任意的に記載された開示の実施の方法による開示の実施等の可否

(2)　不開示の決定通知

担当課は、開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しないことを決定したときは、速やかに、開示請求者に対して、その旨を不開示の理由を記載した保有個人情報不開示決定通知書(条例施行規則様式第4号)により通知する。

(3)　担当課は、前2号に規定する通知を行ったときは、その写しを総務課に送付するものとする。

7　第三者からの意見聴取

開示請求に係る第三者(開示請求者以外の個人又は法人その他の団体で、国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除くものをいう。)の意見聴取は次のとおりとする。

(1)　任意的意見聴取

担当課は、開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合であって、当該情報が不開示情報に該当するか否かを判断するに当たって当該第三者の意見を聞く必要があると認められる場合には、当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができる。

(2)　必要的意見聴取

担当課は、開示請求に係る保有個人情報に含まれる第三者に関する情報を開示すると当該第三者の権利利益を侵害するおそれがあるにもかかわらず、人の生命、健康等を保護するために、当該情報を開示しようとするときは、当該第三者に対して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在の把握について合理的な努力を行ったにもかかわらず、所在が判明しない場合には、この限りでない。

(3)　意見聴取の方法

ア　担当課は、必要的意見聴取にあっては条例施行規則様式第8号により、任意的意見聴取にあっては条例施行規則様式第7号により、当該第三者に通知するものとする。

イ　アの通知には「保有個人情報の開示決定等に関する意見書(条例施行規則様式第9号)」の用紙を同封し、これにより回答することを求めるものとする。

ウ　任意的意見聴取にあっては、口頭により行うことができる。この場合において、第三者からの意見聴取を行った担当課は、意見を聴いた第三者の氏名及び住所(法人その他の団体にあっては、その名称及び代表者の氏名並びに所在地)、意見を聴いた年月日及び当該第三者の意見その他必要な事項を記録した意見聴取記録書を作成するものとする。

エ　意見聴取への回答は、おおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

オ　意見聴取は、原則として開示請求者が識別できない方法で行うものとする。

(4)　第三者への通知

第三者からの意見聴取を行った担当課は、当該第三者から反対意見書が提出されている場合には、開示決定後直ちに、当該第三者に対して、「第三者情報の開示に関する決定通知書」(条例施行規則様式第10号)により、開示決定を行った旨、その理由及び開示実施日を通知しなければならない。

8　個人情報の開示の実施

(1)　開示の方法

ア　閲覧

ア)　文書、図画及び写真(マイクロフィルムを除く。)に記録されている個人情報については、これらの原本を閲覧に供するものとする。ただし、これらの原本を閲覧に供することができないときは、あらかじめ担当課が作成した当該文書の写しを閲覧に供するものとする。

イ)　マイクロフィルムに記録されている個人情報については、リーダープリンターによりプリントアウトした物を閲覧に供するものとする。

イ　写しの交付

ア)　文書、図画及び写真(マイクロフィルムを除く。)に記録されている個人情報の写しは、原則として担当課が作成し、開示場所において交付するものとする。

イ)　ア)において写しの作成に用いる用紙の規格は、原則として日本産業規格A3判、A4判、B4判又はB5判とする。ただし、原本の大きさがA3判を超える場合は、請求者の求めに応じ、複写を業者に委託する等の方法をとることができるものとする。

ウ)　マイクロフィルムに記録されている個人情報の写しの交付は、プリントアウトした物の写しを交付するものとする。

ウ　電磁的記録に記録されている保有個人情報

電磁的記録に記録されている保有個人情報の開示の実施の方法は、次のとおりとする。

ア)　音声データ　次のいずれかの方法

①　電子計算機その他の専用機器により再生したものの聴取

②　光ディスクその他の電磁的記録媒体(電磁的記録を記録する記録媒体をいう。以下同じ。)に複製したものの交付

イ)　映像データ(写真等を表示する画像データを含む。)次のいずれかの方法

①　電子計算機その他の専用機器により再生したものの視聴(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものの閲覧を含む。)

②　光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したもの(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものを含む。)の交付

ウ)　ア)及びイ)に掲げるもの以外の電磁的記録　次のいずれかの方法

①　用紙に出力したものの閲覧又は交付

②　光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したものの交付

③　その他当該電磁的記録に応じて適切な方法

(2)　部分開示の方法

ア　開示請求に係る個人情報に、不開示部分とそれ以外の部分とが別の頁に記録されているときは、当該不開示部分が記録されている頁を除いて開示するものとする。

イ　開示請求に係る個人情報に、不開示部分とそれ以外の部分とが同一の頁に記録されているときは、当該不開示部分を覆って複写したものを開示するものとする。

(3)　開示の実施

ア　日時及び場所

個人情報の開示は、第5項第1号により決定した日時及び場所において実施するものとする。

イ　職員の立会い

個人情報の開示は、担当課の職員が実施し、原則として総務課の職員が立ち会うものとする。

ウ　開示請求者であることの確認

個人情報を開示する際は、開示請求者に対して開示決定通知書の提示を求めるとともに、開示請求を受け付ける際と同様の方法で開示請求に係る本人又は本人の代理人であることを確認するものとする。

エ　費用の額

保護条例第8条第2項の規定により保有個人情報の開示を受ける者が負担する写しの作成に要する費用の額は、次のとおりとする。

また、写しを送付により交付する場合には、当該送付に要する実費についても徴収するものとする。

ア)　市の設置する複写機により写しを作成する場合及び市の設置する印刷機により用紙に出力する場合　日本産業規格A3判、A4判、B4判又はB6判の用紙1枚につき10円(両面複写にあっては20円。ただし、カラーによる写しは、1枚につき70円とし、両面複写は行わない。)ただし、これ以外の方法で写しを作成した場合は、当該作成に要する費用を徴収するものとする。

イ)　光ディスクその他の電磁的記録媒体により複製を作成する場合　当該複製に要する実費

ウ)　その他当該電磁的記録に応じて適切な方法により開示する場合　当該開示に要する実費

(4)　指定日以外の開示の実施

開示請求者が開示決定通知書で指定した日時に指定の場所に来なかった場合は、当該請求者と連絡を取り、別の日時において当該個人情報を開示するものとする。この場合においては、第5項第1号及び第2号の規定を準用する。

(5)　代理人に対する開示

開示請求を行った法定代理人及び任意代理人は、開示の実施を受ける前に、その資格を喪失したときには、開示の実施を受けることができないことから、法定代理人及び任意代理人に対して開示を行うときは、法定代理人及び任意代理人の資格を喪失していないことを確認することが必要となる。

第12　個人情報の訂正事務

1　訂正請求に係る請求書

保有個人情報訂正請求書(条例施行規則様式第11号)

2　訂正請求に係る通知書

保有個人情報訂正決定通知書(条例施行規則様式第12号)

保有個人情報訂正拒否決定通知書(条例施行規則様式第13号)

3　期間延長に係る通知書

保有個人情報訂正決定等期間延長通知書(条例施行規則様式第14号)

保有個人情報訂正決定等期限特例規定適用通知書(条例施行規則様式第15号)

4　訂正請求の相談、受付等

訂正請求に係る相談、受付等は、個人情報の開示請求に準じて行うものとする。ただし、次の事項について留意するものとする。

(1)　訂正請求できる者

自己を本人とする保有個人情報の内容が事実でないと思料するとき(条例第9条第1項に規定する場合にあっては、認めたとき)は、実施機関に対し、当該保有個人情報の訂正を請求することができる。また、法定代理人又は任意代理人による請求も認められる。なお、開示請求と異なり、代理人は、その資格を喪失した場合でも、その旨を届け出る必要はない。また、訂正請求者等の本人確認及び代理人の資格の確認については、開示請求に準じて行うものとする。

(2)　訂正請求書の記入事項

ア　「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄

訂正請求に係る個人情報が開示請求により開示を受けたものである場合に記入する。

イ　「訂正請求に係る個人情報」欄

訂正請求に係る個人情報の名称等について、訂正を求める内容が分かるよう具体的に記入するものとする。なお、開示請求により開示を受けたものである場合には、開示決定通知書の文書番号を記入する。

ウ　「訂正請求の趣旨及び理由」欄

訂正請求の趣旨及び理由を明確に記入するものとする。

エ　「訂正請求者」、「訂正請求者本人確認」「本人の状況等」等の欄については、開示請求書に準じて記入する

5　訂正請求に対する決定等

(1)　訂正請求に係る判断

次の表のとおりとする。

訂正請求に係る判断

(注)　請求時に行政文書等に記録されていた保有個人情報の内容が事実と異なっていたが、訂正請求の内容も事実と異なることが判明した場合には、不訂正決定をした上で、必要に応じて職権で訂正を行う。

(2)　個人情報の訂正

個人情報の訂正は、次に掲げるもののほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類、性質に応じた適切な方法により遅滞なく行うものとする。

ア　誤った個人情報を完全に消去したうえで、事実に合致した個人情報を新たに記録する。

イ　誤った個人情報が記録された部分を二重線で抹消し、余白に事実に合致した個人情報を記録する。

ウ　記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白に記入する。

(3)　訂正内容の連絡

個人情報の訂正を行った担当課は、必要に応じ、訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。

(4)　訂正通知書等の送付

担当課は、個人情報の訂正・訂正拒否の決定をしたときは、訂正決定通知書等を訂正請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(5)　訂正決定通知書等の記入事項

ア　「訂正請求に係る保有個人情報の名称等」

訂正請求に係る保有個人情報の名称等を記載すること。

イ　「訂正の内容」欄

訂正前と決定された訂正後の内容を併記し、訂正された簡所と内容を明記するものとする。

ウ　「訂正理由」「訂正をしないこととした理由」欄

訂正の理由又は訂正しないこととした理由を明記すること。

なお、一部訂正決定にあっては、訂正をしない内容を明記すること。

(6)　訂正決定等期間の延長

開示決定期間の延長に準じて取り扱うものとする。

(7)　訂正決定等期限の特例

訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、相当の期間内に訂正決定等をすれば足りる。この場合においては、その理由及び訂正決定等をする期限を行政機関の長等は、訂正請求があった日から30日以内に、訂正請求者に対し通知しなければならない。

第13　個人情報の利用停止事務

1　利用停止請求に係る請求書

保有個人情報訂正請求書(条例施行規則様式第16号)

2　利用停止請求に係る通知書

保有個人情報利用停止決定通知書(条例施行規則様式第17号)

保有個人情報利用停止拒否決定通知書(条例施行規則様式第18号)

3　期間延長に係る通知書

保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書(条例施行規則様式第19号)

保有個人情報利用停止決定等期限特例規定適用通知書(条例施行規則様式第20号)

4　訂正請求の相談、受付等個人情報の利用停止事務については、「第12　個人情報の訂正事務」の規定に準じて取り扱うものとする。

第14　審査請求があった場合の取扱い

1　審査請求の処理

開示請求等に係る審査請求については、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づき処理する。ただし、審理員指名及び審理員審理の規定を適用しないこととなる。

2　審査請求書の受付

審査請求は、その対象となった開示請求等に係る不作為に係る実施機関に対して行うものであるが、便宜上、総務課において審査請求書を受け付け、担当課に送付するものとする。

3　審査請求　に係る検討

審査請求　に係る検討は、担当課で行うものとする。この場合において、担当課は、次に掲げる要件について確認するとともに、関係課等及び総務課と協議するものとする。

(1)　審査請求書の記載事項の確認

ア　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

イ　審査請求に係る処分(不作為)の内容

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及びその内容

カ　審査請求の年月日

キ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき又は代理人によって審査請求をするとき。)

(2)　審査請求期間内(処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)の審査請求か否か

(3)　審査請求適格の有無(「処分」によって直接自己の権利利益を侵害されたものか否か)

4　審査請求書の補正等

前項の検討の結果、審査請求書に不備がある場合は、担当課は期限を定めてその補正を命じなければならない。期限内に補正がなされないときは、不適法な審査請求であるとして却下する。

5　審理手続

担当課は、前項の補正が行われない場合など審査請求を却下するときを除き、行政不服審査法に基づく審理手続を実施する。

6　審議会への諮問

(1)　担当課は、前項の審理手続が終了したときは、審査請求が不適法であり却下する場合等行政不服審査法の規定により諮問が不要とされている場合を除き、総務課を経由して、審議会に諮問するものとする。

(2)　審議会への諮問の起案は、担当課において行い、決裁後、当該起案文書の写しを総務課に送付するものとする。

7　審議会からの答申の取扱い及び裁決

(1)　審議会から答申が出された後、担当課は審査請求に対する裁決の手続を行うものとする。

(2)　担当課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

第15　運用状況の公表

運用状況の公表は、総務課が、前年度の各実施機関の次に掲げる状況をとりまとめ、毎年6月末までに五條市広報に掲載して行うものとする。

(1)　開示請求等の請求及び決定の件数

(2)　審査請求の件数

(3)　その他必要な事項

附則

附則(平成29年告示第40号)

附則(令和4年告示第247号)

附則(令和5年告示第38号)

附則(令和6年告示第176号)

附則(令和7年告示第13号)

附則(令和8年告示第22号)