この要綱は、別に定めがある場合を除き、五條市情報公開条例(平成11年7月五條市条例20号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示等に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開の窓口等

1　情報公開総合窓口の設置

公文書の開示の請求(以下「開示請求」という。)の受付等の事務を一元的に行うため、市長公室企画政策課に情報公開総合窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。

2　事務の分掌

(1)　総合窓口で行う事務

ア　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

イ　公文書の開示に係る事務についての、すべての実施機関の担当課(開示請求の対象となる公文書を作成し、又は取得したそれぞれの課等をいう。以下同じ。)との連絡調整に関すること。

ウ　すべての実施機関の開示請求の受付に関すること。

エ　すべての実施機関の公文書の開示の実施場所の提供に関すること。

オ　すべての実施機関の公文書の開示に係る費用(郵送によるものを除く。)の徴収に関すること。

カ　すべての実施機関の公文書の開示又は不開示(以下「開示等」という。)の決定又は不作為(以下「決定等」という。)に対する審査請求の受付に関すること。

キ　公文書の開示等の決定等に対する審査請求に関すること。(担当課で行う事務に係るものを除く。)

ク　すべての実施機関の公文書の目録(以下「文書目録」という。)の整理及び閲覧に関すること。

ケ　実施状況の公表に関すること。

コ　五條市情報公開審査会の庶務に関すること。

サ　その他情報公開制度の推進に関すること。

(2)　担当課で行う事務

ア　開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

イ　開示請求に係る却下の決定及びその通知に関すること。

ウ　開示請求に係る公文書の開示等の決定及びその通知に関すること。

エ　請求者及び市以外の者(以下「第三者」という。)からの意見聴取及び開示等の決定の内容の通知に関すること。

オ　公文書の開示の実施(開示の決定をした公文書の総合窓口への搬入、写しの作成及び送付、閲覧に際しての説明等)に関すること。

カ　郵送による公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

キ　公文書の開示等の決定等に対する審査請求に関すること。

ク　担当課の保有する情報の提供に関すること。

第3　公文書の開示に係る相談及び案内

1　総合窓口での対応

(1)　来庁者のニーズの把握

総合窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　情報の所在の確認

窓口職員は、総合窓口に備え置く文書目録等により、担当課を調査し、聴取りによりその情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総合窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合及び市立図書館等において一般の利用に供している公文書により対応できる場合は、この条例は適用せず、開示請求は受け付けないので、その旨を来庁者に説明し、当該事務を所掌する課等の案内を行う。

ウ　開示請求

「第4　開示請求の受付等」以下の規定により対応する。

2　担当課での対応

直接、情報公開に関する相談があった担当課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、総合窓口ヘの案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

第4　開示請求の受付等［総合窓口］

開示請求の受付は、次に定めるところにより、求められている情報が記載されている公文書(以下「対象公文書」という。)の特定、請求権者であることの確認及び記載事項の確認をした後に行うものとする。

1　対象公文書の特定(総合窓口・担当課)

(1)　請求者との応対により、開示請求の内容を確認した後、文書目録等により担当課を選定し、「第13　情報公開主任」に定めるその担当課の情報公開主任又は担当職員の立会いの上で、対象公文書を検索・特定するものとする。

なお、対象公文書の特定に当たっては、開示請求受付後にその請求に係る公文書が不存在であること(条例第2条第2号に規定する公文書以外のものであること、本来存在しないか保存期間の経過により廃棄済であること等)が判明することのないよう、十分な対応をしなければならない。

(2)　担当課の情報公開主任又は担当職員の不在等により、対象公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、開示請求を受け付けるものとする。

(3)　対象公文書を特定する段階で、その不存在が判明した場合は、開示請求に応じられないことを説明し、理解を得られるよう努めるものとする。この場合、情報の提供など他の方法により請求の趣旨に沿った対応が可能なものについては、その旨説明するものとする。

2　開示請求の方法

(1)　公文書開示請求書の提出(条例第8条)

開示請求は、請求権者が、原則として、五條市情報公開条例施行規則(以下「施行規則」という。)第3条に定める公文書開示請求書(施行規則様式第1号)等それぞれの実施機関が定める所定の様式(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口に提出することにより行うものとする。

(2)　口頭請求があった場合

請求者が身体に障害がある等で自ら請求書に記載することが困難な場合は、聴取りをした受付窓口の職員が請求内容等を代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。

(3)　郵送による請求があった場合

必要事項が記載され、対象公文書が特定できれば、所定の様式でなくても、受け付けるものとする。

なお、担当課に直接到達したときは、いったん総合窓口に送付するものとする。

3　請求権者の確認

条例第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、原則として、口頭又は請求書の記載内容により行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。

4　請求書の受付に当たっての留意事項

(1)　開示請求は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の担当課に係る同一内容の複数の対象公文書についての開示請求があった場合は、「請求する公文書の名称又は内容」欄に記載することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

(2)　開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合は、代理人により行うことができる。また、法人その他の団体(以下「法人等」という。)からの請求にあっては、代表者本人からの請求とし、代表者本人以外からの請求の場合には委任状等が必要となる。

(3)　未成年者による開示請求があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に指導するものとする。

ア　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

イ　公文書の開示に係る費用負担が多額になるとき。

5　請求書の記載事項の確認

総合窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

(1)　「住所」欄

個人(代理人による開示請求の場合も、請求者本人)の場合は住所、法人等の場合は主たる事務所又は事業所の所在地が記載されていること。

(2)　「氏名」欄

ア　個人の場合は氏名、法人等の場合は名称及び代表者の氏名が記載されていること。

イ　代理人による請求の場合は、次の例のように、請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所・氏名・連絡先が記載されていること。

(例)○○　○○　代理人

△△市△△町△丁目△番△号

□口　□口

TEL　＊＊＊＊―＊＊―＊＊＊＊

ウ　いずれの場合も押印は要しないものとする。

(3)　「電話番号」欄

請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅・勤務先等(法人等の場合は、担当者の氏名・所属・内線番号等)の電話番号が記載されていること。

(4)　「開示の方法」欄

希望する区分の番号が○で囲まれていること。

(5)　「請求する公文書の名称又は内容」欄

開示請求しようとする公文書の名称又は知りたい事項の内容が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

(6)　「請求者の区分」欄

ア　該当する区分の番号が○で囲まれていること。

イ　2から4までの番号が○印で囲まれている場合は、該当する市内の事務所(事業所)、通勤先又は通学先が記載されていること。ただし、請求者が市内に事務所等を有する法人その他の団体である場合で、その事務所等の名称及び所在地が「請求者」欄と一致するときは、記載は要しないものとする。

ウ　5が○で囲まれている場合は、納税義務を負う税目が記載されていること。

エ　6が○で囲まれている場合は、該当する利害関係の内容が記載されていること。

(7)　「請求の目的」欄

この欄は、任意での記載事項であるが、対象公文書を特定するための補足資料、部分開示をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判断資料、制度の運用状況の統計資料として利用するためのものであることを十分説明し、できるだけ記載をしてもらうよう求める。

なお、この欄が空欄であっても、請求の要件を欠くものでないことに留意すること。

6　請求書の職員記入欄の留意事項

請求書の提出があり、かつ、必要事項が記載されていることを確認した場合は、総合窓口の職員が、職員記入欄に次の事項を記載するものとする。

(1)　「担当課」欄

ア　担当課の名称(担当係名まで)及び電話番号を記載する。

イ　対象公文書が複数の課等にある場合は、その公文書を作成した課等又はその公文書に係る事務事業の主体となっている課等を担当課とする。

(2)　「対象公文書の名称」欄

ア　「1　対象公文書の特定」により特定した対象公文書の名称を記載する。

イ　請求書の受付時に公文書の特定ができない場合又は公文書の正式な名称が不明な場合は、後日、担当課において請求書の記載内容から対象公文書を特定するものとし、その旨を請求者に伝える。

(3)　「備考」欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載する。

7　請求書の補正

(1)　来庁による開示請求の場合

請求書の記載欄に空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を補正するよう求めるものとする。

(2)　郵送等による開示請求の場合

ア　請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件を欠く開示請求があった場合は、その開示請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、速やかに請求者に電話等でその箇所を補正するよう指示した上で、請求書を返送するものとする。ただし、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、請求者の了承を得た上で、職員が補正するものとする。

イ　補正を求めた場合の公文書の開示をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日から起算して15日以内となる。

(3)　請求者が、請求書の補正に応じないときは、請求書を受け付けないものとする。

8　請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

総合窓口では、請求書を受け付けた場合は、受付印を押印し、受付番号を記載の上、2部複写し、そのうちの1部及び「公文書の開示を請求された方へ」(様式第1号)を請求者に交付(郵送等による請求の場合は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)する。

(1)　公文書の開示は、開示等の決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行うことはできないこと。

(2)　対象公文書の開示等の決定は、開示請求があった日から起算して15日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知されること。

(3)　やむを得ない理由により15日以内に決定を行うことができない場合は、請求のあった日から起算して60日を限度として、決定期間を延長することがあり、この場合には、書面により請求者に通知されること。

(4)　公文書の開示を実施する場合の日時・場所等は、開示等の決定を通知する書面で指定すること。

(5)　公文書(原本に代えてその写しの場合も含む。)閲覧のときは、開示手数料として1件名につき200円、公文書の写しの交付を希望する場合は1件名につき200円に写し1枚につき10円、カラーによる写し1枚につき70円を加えて得た金額を、また、その写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用も併せて請求者が負担するとともに、前納する必要があること。

(6)　請求書の受付時に対象公文書が特定できなかったなどの場合において、受付後に対象公文書が不存在であることなど形式的要件の不備が判明したときは、開示等の決定をすることができないので、請求が却下される場合があること。

9　処理簿の作成

総合窓口は、開示請求があったときは、公文書開示請求等処理簿(様式第2号。以下「処理簿」という。)を作成し、その請求の内容を記載するものとする。

10　受付後の請求書等の取扱い

総合窓口は、受け付けた請求書及び処理簿の写しを直ちに担当課に送付するとともに、それぞれを保管するものとする。

第5　開示等の決定に係る事務［担当課］

1　請求書等の収受

(1)　請求書の収受

担当課は、総合窓口から送付された請求書に受付印を押印し、文書件名簿に必要事項を記入するものとする。

(2)　処理簿への記載

担当課の情報公開主任は、総合窓口から送付された処理簿に、必要事項を随時記載し、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。

(3)　請求書の形式的要件の審査

担当課は、総合窓口から送付された請求書が形式的要件を具備していること、特に開示請求に係る対象公文書が存在していること、及び請求者が請求権者であることを必ず確認するものとする。

(4)　却下通知等

担当課は、請求書が形式的要件を欠く場合は、相当の期間を定めてその請求書の補正を求め、又は次により処理するものとする。

ア　請求者に対し、開示請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに開示請求を取り下げるよう要請すること。

イ　開示請求が取り下げられない場合及び請求書が補正されない場合は、却下処分を行い、請求者に、「公文書開示請求却下決定通知書」(様式第3号)によりその旨を通知するとともに、その写しを総合窓口に送付すること。

ウ　他の方法により開示請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。

2　対象公文書の内容の検討

担当課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象公文書に記録されている情報が条例第6条各号に規定する不開示事項に該当するかどうかを、解釈・運用基準等を参考に検討するものとする。

3　開示等の決定期間

担当課は、総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に、開示等の決定をしなければならない。

4　決定期間の延長

担当課は、災害の発生、年末年始の市の休日その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、公文書開示決定期間延長通知書(施行規則様式第5号)等それぞれの実施機関が定める所定の様式により、請求者に通知するものとする。なお、この場合、次のことに留意するものとする。

(1)　延長期間は、総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して60日以内の範囲内において、必要最小限とすること。

(2)　担当課は、公文書開示決定期間延長通知書が前項の期間(15日)内に請求者に到達するよう努めるものとする。

(3)　担当課は、公文書開示決定期間延長通知書の写しを総合窓口に送付すること。

(4)　公文書開示決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記載すること。

5　内部調整

開示等の決定に当たっては、次に定めるところにより、あらかじめ内部調整を行うものとする。

(1)　総合窓口との協議

担当課は、開示等の決定に当たっては、総合窓口と協議しなければならない。

(2)　関係課等との調整

担当課は、対象公文書が、他の課等に関連するものである場合は、関係課等と協議し、調整を行うものとする。

6　第三者情報に係る意見聴取

対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、「第6　第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、その第三者に対する意見聴取等を行うものとする。

7　開示等の決定の決裁

公文書の開示等の決定は、市長部局にあっては五條市役所事務決裁規程(昭和39年8月五條市規程第7号)の規定により、原則として課長が専決し、その他の実施機関にあっては、その実施機関の定めるところによるものとする。

なお、この決定に当たっては、企画政策課長に合議しなければならない。

8　決定通知書の記載要領

公文書開示決定通知書(施行規則様式第2号)、公文書部分開示決定通知書(施行規則様式第3号)及び公文書不開示決定通知書(施行規則様式第4号)等それぞれの実施機関が定める所定の様式(以下これらを「決定通知書」という。)は、次に定めるところにより作成するものとする。

(1)　「公文書の名称」欄

対象公文書の名称を正確に記載する。

なお、1枚の請求書により複数の公文書についての開示請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の公文書の名称を記載することができる。

(2)　「公文書の開示の日時及び場所」欄

ア　開示の日時

開示の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内とし、担当課は、あらかじめ請求者及び総合窓口と電話等で十分連絡をとり、できるだけ請求者の都合のよいときを指定する。

なお、公文書の写しの交付を郵送等により行う場合は、この欄に斜線を引く。

イ　開示の場所

開示の場所は、原則として、総合窓口を指定する。

また、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、送付方法(例「郵送」)をこの欄に記載する。

(3)　「開示をしない部分の概要」欄

開示をしない情報の概要を、その情報の内容が判明しないように留意して記載する。

(例)・「○○のうち特定個人の住所、氏名」

(4)　「開示をしない理由」欄

条例第6条の該当号及び具体的理由を記載する○複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載し、この欄だけでは記載できないときは、別紙に記載の上、決定通知書に添付する。

(5)　「開示をすることができるようになる期日」欄

一定の期間(おおむね1年以内)が経過することにより、条例第6条各号に規定する不開示事項に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、その理由が消滅する期日(複数の不開示事項に該当する場合には、すべての不開示事項に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載する。

なお、その期日を明示することができないときは、この欄に斜線を引く。

(6)　「備考」欄

必要な事務連絡のほか、写しの総枚数、開示手数料の額及び写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記載する。

9　決定通知書の送付

担当課は、開示等の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総合窓口に送付するものとする。

10　過去に開示実績のある公文書の取扱い

担当課は、対象公文書が過去に開示の実績があり、直ちに開示決定ができる場合は、速やかに、公文書の開示をするよう努めるものとする。この場合、「5　内部調整」及び「6　第三者情報に係る意見聴取」は、省略することができるものとする。

11　存否応答の拒否

開示請求に対して、公文書そのものが存在しているか否かを応えるだけで、条例第6条各号の不開示事項の開示をした場合と同様の不利益が生ずるようなときは、「公文書開示請求拒否決定通知書」(様式第4号)によりその公文書の存否を明らかにしないで請求を差し戻すことになるが、この場合も審査請求及び訴訟の提起をすることができるので、慎重に検討を行い、「拒否の理由」欄にできるだけ具体的にその理由を記載しなければならない。

第6　第三者に関する情報の取扱い［担当課］

1　意見聴取の実施

担当課は、対象公文書に第三者に関する情報が記載されている場合は、開示等の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第6条各号に該当することが明らかであるときを除き、必要に応じて、その第三者に対する意見聴取を行うものとする。

なお、この意見聴取は、公文書の開示等についての同意を求めるものではないことに留意しなければならない。

2　意見聴取の方法

(1)　意見聴取は、原則として、第三者に対し、その第三者に関する情報が記録されている公文書について、開示請求があった旨などを「公文書の開示に係る意見について(照会)」(様式第5号)により通知し「公文書の開示に係る意見書」(様式第6号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して、1週間以内にその意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(2)　第三者に関する情報の内容が軽易なとき、又はその第三者が希望するときは電話等により口頭で意見聴取を行うことができるものとする。この場合には、「第三者意見聴取書」(様式第7号)を作成するものとする。

3　意見聴取事項

第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。

(1)　個人に関する情報については、プライバシーの侵害の有無及びその程度

(2)　法人等(国又は他の地方公共団体を除く。)に関する情報については、正当な利益の侵害の有無及びその程度

(3)　国又は他の地方公共団体に関する情報については、協力関係若しくは信頼関係への影響、事務事業に係る意思形成に対する支障、事務事業の目的達成の困難性又は公正かつ円滑な事務の執行に対する支障の有無及びその程度

4　第三者への通知

担当課は、第三者情報について、意見聴取を行った後に開示決定又は部分開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同様に、その第三者に「公文書の開示について(通知)」(様式第8号)によりその旨を通知するものとする。

なお、不開示決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つ上で、電話等により口頭で通知するものとする。

第7　公文書の開示の実施〔担当課〕

1　開示の日時及び場所

公文書の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。

なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、担当課は、改めて別の日時を指定することができるものとする。この場合、改めて決定通知書を送付することは要しないが、変更した日時を関係文書に付記するとともに総合窓口に連絡するものとする。

2　開示の準備

担当課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象公文書、請求書等を総合窓口に搬入しておくものとする。

なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写した物を開示する場合及び公文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備しておくものとする。

3　決定通知書の確認

担当課の職員は、総合窓口に釆庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人であること、及び公文書の名称の確認を行うものとする。

4　公文書の閲覧の実施等

(1)　閲覧の方法

ア　文書、図画及び写真の場合

原則として、原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、複写した物を閲覧に供するものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

イ　マイクロフィルムの場合

マイクロフィルムの閲覧は、原則としてマイクロフィルムリーダープリンターで複写した物により行うものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

ウ　磁気ディスク等の場合

磁気ディスク等から出力した物により行うものとする。

なお、この場合の出力に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

(2)　閲覧の実施

担当課の職員は、対象公文書を提示し、請求者の求めに応じて、その公文書の内容等について説明するものとする。

なお、総合窓口の職員は、原則としてこの閲覧に立ち会うものとする。

(3)　閲覧の中止又は禁止

担当課の職員は、閲覧者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとするが、閲覧者が公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、その公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

5　公文書の写しの交付

(1)　写しの作成及び交付の方法

公文書の写しの作成は、担当課の職員が行うものとする。

また、写しの交付の部数は、対象公文書1件につき1部とし、原則として拡大及び縮小印刷は行わないものとする。

なお、交付の方法は、請求者の希望により、総合窓口での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。

(2)　開示の実施の当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

開示請求の当初、開示の方法の希望が閲覧のみである場合で、開示の実施の当日に写しの交付を求められたときは、法令等に違反しないことを確認の上、請求書の訂正を求めて、写しを交付するものとする。

6　公文書の部分開示の方法

公文書の部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。

(1)　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき。

不開示部分を取り外す。ただし、袋とじ印刷、両面印刷等取り外しができない場合は、不開示部分を紙袋等で覆うか、開示部分のみを複写する。

(2)　開示部分と不開示部分とが同一ページに混在しているとき。

不開示部分を覆って複写するか、複写した公文書の不開示部分を黒色のマジックインキ等で塗りつぶした物を再度複写する。

第8　費用撤収(総合窓口・担当課)

1　費用の額

条例第11条の規定による公文書の開示手数料は、次のとおりとする。

(1)　公文書の開示に係る手数料は、閲覧の場合は1件名(1決裁)につき200円、写しの交付の場合は、1件名につき200円に写し1枚につき10円(両面複写にあっては20円。ただし、カラーによる写しは1枚につき70円とし、両面複写は行わないものとする。)を加えて得た金額

なお、閲覧に引き続いて、当該閲覧に係る公文書の写しを交付する場合においては、当該閲覧及び写しの交付に係る開示手数料は、写しの交付の場合の開示手数料によるものとする。

(2)　公文書の写しの送付に要する費用の額

公文書の写しの郵送に要する実費

2　徴収の方法

公文書の開示及び送付に要する費用は、次に定めるところにより徴収するものとする。

なお、具体的な徴収事務は、五條市会計規則(昭和39年5月五條市規則第9号)の定めるところにより行うものとする。

(1)　総合窓口で開示をする場合

公文書の閲覧又は写しの交付に係る費用は現金で徴収するものとし、徴収後、公文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。

(2)　郵送により写しを交付する場合

担当課が、請求者の希望により、現金又は納入通知書若しくは郵便為替(写しの送付に要する費用については、郵便切手でもよいものとする。)で徴収するものとし、担当課は納入等を確認の後、公文書の写し及び領収書(納入通知書によるときは不要)を請求者に送付するものとする。

3　歳入科目

公文書の開示に要する費用に係る収入の歳入科目は、一般会計においては次のとおりとする。

(款)使用料及び手数料(項)手数料(目)諸手数料(節)情報公開手数料

第9　審査請求があった場合の取扱い［総合窓口・担当課］

1　審査請求の方法

(1)　審査請求の提起先

公文書の開示等の決定等に対する審査請求は、処分をした機関又は不作為にかかる機関(以下「処分庁」という。)に上級行政庁がある場合は、当該上級行政庁に対して行い、処分庁に上級行政庁がない場合は、当該処分庁に対して行う。

本市の場合は、各実施機関には上級行政庁がないため、公文書の開示等の決定等についての審査請求は、処分庁である各実施機関に対して行うこととなる。その事務については、担当課と総合窓口が協議して処理を行うこととなる。

(2)　審査請求の方法

審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「法」という。)第19条の規定により書面によることを要し、口頭では認められないので、口頭で審査請求があったときは、書面で行うよう指導するものとする。

2　審査請求書の受付及び送付(総合窓口)

(1)　審査請求書の受付

「公文書開示審査請求書」(参考様式)は、処分を行った実施機関に対して提出されるものであるが、審査請求人の利便を考慮して、原則として、「第13　情報公開主任」に定めるその実施機関の担当課の情報公開主任又は担当職員の立会いの上、総合窓口で受け付けるものとする。総合窓口では、法の規定により、次の要件について確認し、記載不備の場合には補筆又は訂正を求めた上、審査請求書を受け付ける。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分(不作為)の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

イ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会の会議録等の写し、委任状等)の添付の有無

(2)　審査請求書の送付

総合窓口は、審査請求書を受け付けたときは、その写しを2部作成して1部を審査請求人に渡し、1部を保管して、直ちに原本を担当課に送付するとともに、「公文書開示審査請求処理簿」(様式第9号)に必要事項を記載して、常に審査請求に係る事務処理経過を把握できるようにしておくものとする。

3　審査請求の審査等(担当課)

(1)　審査請求書の要件の審査

審査請求書を収受した担当課は、次の要件について審査を行う。

ア　審査請求期間(開示等の決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内又は処分があった日の翌日から起算して1年以内のどちらか早く期限を迎える期間)内の審査請求かどうか。

イ　審査請求適格の有無(開示等の決定等の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

(2)　審査請求書の補正

担当課は、審査請求書の内容に不備がある場合、その不備が補正できるものであるときは、「公文書開示審査請求補正命令書」(様式第10号)により、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

担当課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、却下の裁決を行い、「公文書開示審査請求裁決書」(様式第11号)の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能であるとき。

イ　補正命令に応じなかったとき。

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過したとき。

(4)　原処分の再検討

担当課は、審査請求書を収受したときは、直ちに原処分である開示等の決定等の再検討を行うものとする。

(5)　審査請求の認容

担当課は、再検討の結果、審査請求の認容裁決を行い、自主的に原処分である不開示決定又は部分開示決定を取り消し、全部開示決定又は審査請求人の主張を満たした部分開示決定をしようとする場合は、総合窓口と協議するものとする。

4　五條市情報公開審査会への諮問等(担当課)

担当課は、審査請求を却下する場合及び審査請求の認容をする場合を除き、弁明書(正副2通)を作成し、その副本を審査請求人に送付しなければならない。また、「公文書の開示等の決定等に対する審査請求について(諮問)」(様式第12号)を作成し、弁明書の写し及び次に掲げる書類を添付して、五條市情報公開審査会(以下「審査会」という。)の庶務を担当する総合窓口に提出することにより、審査会に諮問しなければならない。

(1)　公文書開示審査請求書の写し

(2)　公文書開示請求書の写し

(3)　決定通知書の写し

(4)　公文書開示請求等処理簿の写し

(5)　その他必要な資料(審査請求の対象となった公文書の写し等)

5　審査会の意見聴取等への対応(担当課)

担当課の職員は、条例第13条第7項の規定により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は決定に係る公文書等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

6　審査会の答申(総合窓口)

総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに答申書を担当課に送付するものとする。

7　審査請求に対する裁決(担当課)

(1)　担当課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重し、総合窓口と協議の上、原則として2週間以内にその審査請求に対する裁決を行うものとする。

(2)　審査請求に対する裁決は、市長部局にあっては、市長決裁により、その他の実施機関にあっては、その実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　担当課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、直ちに裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(4)　裁決書の謄本を審査請求人に送付する場合において、審査請求を認容して公文書の全部又は一部の開示をするときは、それに応じた開示等の決定を行い、その謄本と併せて決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(5)　担当課は、第三者情報に係る意見聴取により、意見の聴取等を行った第三者に関する情報が記録されている公文書についての開示等の決定等を変更することになった場合は、その旨をその第三者に通知するものとする。

8　開示決定に対して第三者から審査請求があった場合

第三者に関する情報が記録されている公文書に係る開示決定に対するその第三者からの審査請求については、審査請求をしただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求の受付の際に、その第三者に説明するものとする。(法第25条第1項・第2項)

第10　情報提供に係る事務［総合窓口・担当課］

1　情報の提供

担当課は、条例第14条の規定により、情報の提供ができるものについては公文書の開示の手続によらないで、その保管する行政資料により積極的に提供を行うものとする。この場合において、担当課は、個人のプライバシーを侵害することのないよう十分配慮しなければならない。また、同一の公文書につき複数回開示請求を受けてその都度開示をした場合等で、市民の利便及び行政運営の効率化に資すると認められるときは、当該行政文書を情報提供することができるものとする。

2　総合窓口への行政資料の提出

担当課は、行政資料を作成した場合は、総合窓口に提出するものとする。

3　行政資料の収集及び提供情報の提供を積極的に行うため、行政資料を収集するとともに、整理し総合窓口に配架して、市民の利用に供するものとする。

4　情報の提供に伴う写しの作成費用の徴収

作成費用は、写し1枚につき10円(両面複写は20円。ただし、カラーによる写しは、1枚につき70円とし、両面複写は行わないものとする。)を現金で徴収するものとする。なお、収入の歳入科目は、一般会計においては次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

第11　文書目録の作成等［総合窓口］

1　文書目録の作成

(1)　総合窓口は、毎年、各課において管理されている保存文書索引簿により文書リストを作成し、担当課に内容の確認を求めるものとする。

(2)　担当課は、文書リストの内容を確認するに当たっては、該当する文書の有無と併せて、記載された内容から個人名等の不開示事項に該当する情報が判明することのないよう、必要な措置を講じた上で、一般の利用に供するようにしなければならない。

(3)　総合窓口は、担当課で確認された文書リストにより文書目録を作成するものとする。

2　文書目録の配置

総合窓口において、すべての実施機関が管理する対象公文書の文書目録を置き、一般の利用に供する。

第12　運用状況の公表(総合窓口)

1　運用状況の取りまとめ

総合窓口は、各実施機関における前年度の情報公開制度の実施状況を取りまとめるものとする。

2　公表の方法

総合窓口は、毎年度6月末までに、次の事項について、前年度の運用状況を五條市広報に登載することにより、公表するものとする。

(1)　公文書開示請求件数

(2)　公文書開示請求に関する決定等の状況

(3)　審査請求の件数及び処理状況

(4)　その他必要な事項

第13　情報公開主任［担当課］

1　設置

公文書の開示に係る円滑な対象公文書の特定及び的確かっ統一的な開示等の決定に係る判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実し、もって情報公開を総合的に推進するため、各担当課に、情報公開主任を置き、担当課の長をもって充てるものとする。

2　職務

情報公開主任は、次の職務を行うものとする。

(1)　公文書開示に関する事務

ア　開示請求等に係る対象公文書の特定作業に関すること。

イ　公文書の開示等の判断の審査及び調整に関すること。

ウ　総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他公文書開示に係る事務の指導に関すること。

(2)　情報提供施策の充実に関する事務

ア　行政資料等の提供に関すること。

イ　有償刊行物の頒布に関すること。

ウ　総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他情報提供施策の充実に係る事務の指導に関すること。

附則

附則(平成22年告示第33号)

附則(平成25年告示第156号)

附則(平成29年告示第39号)

附則(令和元年告示第52号)

附則(令和4年告示第247号)