(目的)

第1条　この規程は、五條市の保有する特定個人情報及び個人番号(以下「特定個人情報等」という。)の適切な管理に関して必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び五條市個人情報保護条例(平成15年9月五條市条例第21号。以下「条例」という。)並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)の定めるところによる。

(総括保護管理者)

第3条　五條市に、総括保護管理者を一人置くこととし、副市長をもって充てる。

(保護管理者)

第4条　特定個人情報等を取り扱う各課室等に、保護管理者を一人置くこととし、当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(保護担当者)

第5条　特定個人情報等を取り扱う各課室等に、当該課室等の保護管理者が指定する保護担当者を一人又は数人置く。

(監査責任者)

第6条　五條市に、監査責任者を一人置くこととし、総務部地域政策課長をもって充てる。

(特定個人情報等の適切な管理のための会議)

第7条　総括保護管理者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を設け、定期に又は随時に開催する。

第8条　総括保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

第9条　総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

第10条　保護管理者は、当該課室等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

第11条　第8条から第10条までの措置を講ずる場合には、特定個人情報等の取扱いに従事する派遣労働者についても、職員と同様の措置を講ずる。

第12条　職員は、法及び条例並びに番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第13条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。

第14条　アクセス制限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。

第15条　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第16条　職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。

(誤りの訂正等)

第17条　職員は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第18条　職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第19条　職員は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第20条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第21条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。

(特定個人情報等の提供の求めの制限)

第22条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第23条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第24条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第25条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(アクセス制御)

第26条　保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第6章(第33条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認識機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

第27条　保護管理者は、前条の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第28条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。

第29条　保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第30条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の特定個人情報等がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第31条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第32条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第33条　保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第34条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第35条　職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。

(バックアップ)

第36条　保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第37条　保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第38条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第39条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

第40条　職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第41条　職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第42条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(特定個人情報等の提供)

第43条　保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第44条　特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。

第45条　特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。

第46条　委託先において、特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に前2条の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前条の措置を実施する。特定個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

第47条　特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第48条　情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が管理規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告する。

第49条　保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。

第50条　保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

第51条　総括保護管理者は、前条の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を行政機関の長に速やかに報告する。

第52条　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。

(公表等)

第53条　事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第54条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第55条　保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第56条　特定個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

(細則)

第57条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は市長が別に定める。