○五條市役所特定個人情報取扱規程
平成28年2月18日
規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)」(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号)に基づき、五條市役所における給与、報酬、料金、契約金、賞金及び不動産の使用料の支払いに係る特定個人情報の取扱いについて定める。
(定義)
第2条 この規程における特定個人情報とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第51条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報をいう。
(法令の遵守)
第3条 五條市役所は、特定個人情報の取扱いに関し、番号法及び個人情報保護委員会が定めた「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)」を遵守する。
(守秘義務)
第4条 特定個人情報を取り扱う全ての者は、徹底した守秘義務の中で事務を遂行しなければならない。
(組織体制)
第5条 五條市役所が取り扱う特定個人情報の取扱いについての組織体制は、以下のとおりとする。
(1) 総括責任者
副市長
(2) 保護責任者(各課に1名)
秘書課長・水道局次長・出納室長・教育総務課長・議会事務局次長・選挙管理委員会事務局長・監査委員事務局長・農業委員会事務局長
(3) 監査責任者
総括責任者が指名する者
(4) 事務取扱担当者
秘書課人事係 職員・臨時職員給与事務担当者
秘書課厚生研修係 福利厚生事務担当者
水道局業務係 職員・臨時職員給与、福利厚生事務担当者
出納室会計係 報酬等支払事務担当者
教育総務課総務係 福利厚生事務担当者
議会事務局総務係 福利厚生事務担当者
選挙管理委員会事務局庶務係 福利厚生事務担当者
監査委員事務局監査係 福利厚生事務担当者
農業委員会事務局庶務係 福利厚生事務担当者
(特定個人情報の利用の範囲)
第6条 五條市役所が特定個人情報を取り扱う事務は、次のとおりとする。
(1) 給与所得・退職所得の源泉徴収票に関する事務
(2) 地方税に関する事務
(3) 雇用保険法に関する事務
(4) 地方公務員等共済組合法・健康保険法・厚生年金保険法に関する事務
(5) 地方公務員災害補償法及び労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
(6) 国民年金法の第3号被保険者制度に関する事務
(7) 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄・個人年金に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
(8) 報酬、料金、契約金及び賞金並びに不動産の使用料(以下「報酬等」という。)の支払調書作成事務
(責任者の役割)
第7条 総括責任者及び保護責任者は、情報漏えい発生時又はその可能性が疑われる場合は、直ちに市長に報告するとともに漏えいの拡大を阻止するよう講じる。
(事務担当者への監督)
第8条 総括責任者は、事務取扱担当者に対して管理及び監督をするものとし、運用方法について情報漏えいの可能性がある場合には、是正に向けて指図する。
(事務担当者への教育)
第9条 総括責任者は、事務取扱担当者に対して、特定個人情報の取扱いに関する教育を定期的に実施する。
(個人番号の提供依頼)
第10条 事務取扱担当者は、職員、臨時的任用職員及び非常勤職員(以下「職員等」という。)並びにその第3号被保険者並びに第3号被保険者以外の被扶養者の個人番号を収集しようとするときは、職員等に対し、個人番号登録票を添えて文書により依頼するものとする。
2 職員等については、通知カード及び運転免許証等の写し又は個人番号カードの写しの添付、職員等の第3号被保険者及び第3号被保険者以外の被扶養者については、通知カードの写し又は個人番号カードの写しを添付、若しくは個人番号を記載する旨依頼する。依頼文書には返信用封筒を同封する。その際に、個人番号利用目的を通知する。
3 報酬等の支払いにあたり、支払事務取扱担当者は、支払いを受ける者に個人番号利用目的を明記した個人番号提供依頼書(以下「提供依頼書」という。)及び個人番号提供書を返信用封筒を同封し送付する。
個人番号提供書には、通知カード及び運転免許証等の写し又は個人番号カードの写しを添付する旨依頼する。
(個人番号の提供)
第11条 職員等は、個人番号登録票に通知カード及び運転免許証等の写し又は個人番号カードの写しを添付し、前条第1項に規定する文書に添えられた返信用封筒に入れ、封緘の上、各課事務取扱担当者に提出する。
2 各課事務取扱者は、職員等から提出のあった前項に規定する封筒を取りまとめて秘書課人事係に提出する。
3 報酬等の支払いを受ける者は、支払日までに、個人番号提供書に通知カード及び運転免許証等の写し又は個人番号カードの写しを添付し、提供依頼書に添えられた返信用封筒に入れ、封緘の上事務取扱担当者に提出する。
4 個人番号の提供を本人が拒否した場合は、重ねて提供を依頼し、その内容を記録するとともに、個人番号の提供拒否に関する確認書の提出を受ける。
(個人番号及び身元確認)
第12条 事務取扱担当者は、職員等及びその被扶養者並びに報酬等の支払いを受ける者について、通知カード及び運転免許証等の写し又は個人番号カードの写しを確認する。
(個人番号の登録等)
第13条 事務取扱担当者は、提出された個人番号登録票を参照し、人事給与システムにパスワード管理して登録する。
2 個人番号管理資格を付与された出納室の事務取扱担当者は、提出された個人番号提供書を参照し、財務会計システムに個人番号を登録する。ただし、財務会計システムとインターネット回線との分離がされるまで個人番号の登録は行わない。
(源泉徴収票の作成)
第14条 平成28年1月以降の退職者について、人事給与システムを参照し、事務担当者は、源泉徴収票(受給者交付用)を退職者に交付、給与支払報告書を2部作成し、源泉徴収票(税務署提出用)を秘書課(人事)で保存する。ただし、受給者交付用の源泉徴収票には、個人番号を記載しないものとする。
2 退職者を除く職員等の源泉徴収票は、人事給与システムを参照し、前項に準じて作成する。
3 報酬等の支払いを受ける者について、財務会計システムを参照し、事務担当者は源泉徴収票(受給者交付用)を報酬等の支払いを受ける者に交付し、給与支払報告書を2部、源泉徴収票(税務署提出用)を1部作成し提出する。ただし、受給者交付用の源泉徴収票には個人番号を記載しないものとする。
4 特定個人情報に関する書類を持ち出す際には、必ず封緘するものとする。
(支払調書等の作成)
第15条 事務取扱担当者は、毎年1月に報酬等の支払調書を3部作成し、税務署に1部を提出し、支払いを受ける者に1部を交付し、出納室で1部を保管する。ただし、当該支払調書のうち支払いを受ける者へ交付するもの及び出納室において保管するものには、個人番号を記載しないものとする。
(保存の安全管理措置)
第16条 事務取扱担当者は、特定個人情報のうち紙による資料等は、区域を定めた場所の鍵付きの書庫等に保管し管理をする。
2 事務取扱担当者は、情報システムに対しての不正アクセスがないようウイルス対策を行うとともに、特定個人情報のアクセス状況の記録をし、監視をする。
3 収集した個人番号は、収集目的以外には使用してはならない。また、たとえ報酬等の支払調書等を作成する目的であっても、支払いを受ける者が他の課に提出した個人番号を利用してはならない。
(情報漏えい対応)
第17条 総括責任者及び保護責任者は、情報漏えい発生時又はその可能性が疑われる場合は、直ちにその原因を究明して市長及び関係者に報告する。
(苦情、相談等の対応)
第18条 事務取扱担当者は、特定個人情報の取扱いについて、情報主体から苦情、相談等の申出を受けた場合には、その旨を総括責任者に報告する。
2 前項の報告を受けた総括責任者は、適切に対応するものとする。
(取扱状況の確認及び安全措置の見直し)
第19条 総括責任者は、定期的に特定個人情報の取扱記録を確認し、必要に応じて安全管理措置の見直し及び改善に取り組むものとする。
(保管期間後廃棄削除)
第20条 事務取扱担当者は、システムに登録された職員等及びその被扶養者の個人番号及び財務会計システムに登録された報酬等の支払いを受ける者の個人番号について、当該関連する法定保管期間経過後3か月以内に削除し、当該削除の記録を保管する。
2 個人番号登録票及び個人番号提出後の当該番号が付された書類について、事務取扱担当者は、法定保管期間経過後3か月以内に復元できない手段で廃棄する。
3 前項の廃棄は、原則として総括責任者の許可を得てから処理し、当該廃棄の記録を保管する。
(改廃)
第21条 この特定個人情報取扱規程の改廃は、総括責任者が行うものとする。
附則
この規程は、公布の日から施行し、平成28年1月1日から適用する。ただし、第15条の規定は平成29年1月1日から施行する。
附則(令和2年規程第1号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。