五條市水道局文書編さん保存規程

○五條市水道局文書編さん保存規程

平成10年4月1日

水管規程第7号

(趣旨)

第1条　公文書は、この規程の定めるところにより整理して保存し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに常に活用しうるようにしなければならない。

(保存期間)

第2条　文書の保存期間は、法令、その他別に定めのあるものを除くほか、次のとおりとする。

第1種　永年保存　永久に保存する必要のある重要な文書

第2種　10年保存　第1種以外の重要な文書

第3種　5年保存　1年保存で廃棄するのを適当としない文書

第4種　1年保存　第1種から第3種までに属しない文書

2　文書の保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年度4月1日から起算する。

(完結文書の編さん及び製本)

第3条　文書が完結したときは、次の方法により編さん及び製本しなければならない。

(1)　別表の文書分類表によって分類整理し、その表紙に様式第1号を、また、背表紙に様式第1号の2のラベルを貼り、所要事項を記入すること。

(2)　文書分類表に例示のない文書については、類似の文書の分類によること。

(3)　編さんは年度及び暦年により区分し、様式第2号の索引簿を調製すること。

(文書の廃棄)

第4条　保存の期間を経過した文書は、文書保存責任者(局長)が確認し、廃棄するものとする。

2　文書保存責任者は、保存期間を経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めたときは、さらに期間を定めて保存することができる。

3　文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行わなければならない。

4　文書を廃棄したときは、保存文書索引簿を整理しなければならない。

附則

この規程は、公布の日から施行する。

附則(平成20年水管規程第2号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附則(平成24年水管規程第1号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。