文書編さん保存規程

○文書編さん保存規程

昭和32年10月15日

規程第5号

(趣旨)

第1条　公文書は、この規程の定めるところにより整理して保存し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに常に活用しうるようにしなければならない。

(保存期間)

第2条　文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除くほか、次のとおりとする。

第1種　30年保存　特に重要な文書

第2種　10年保存　第1種以外の重要な文書

第3種　5年保存　1年保存で廃棄するのを適当としない文書

第4種　1年保存　第1種から第3種までに属しない文書

2　前項の規定にかかわらず、文書保存責任者(当該文書を所管する課長をいう。以下同じ。)は、永久に保存する必要があると認める重要な文書について永年保存とすることができる。

3　文書の保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年度4月1日から起算する。

4　文書保存責任者は、文書の保存期間を変更し、又は延長し、若しくは短縮することができる。この場合において、第2項の規定により永年保存とした文書の保存期間をより短期に変更しようとするときは、当該文書の所管部長の決裁(所管部長が欠けている場合は、五條市役所事務決裁規程(昭和39年8月五條市規程第7号)第4条の2第11号の規定により理事又は技監が専決する事項とみなす。)を受けなければならない。

(文書の分類)

第2条の2　文書は、別に定める文書分類表によって分類整理しなければならない。この場合において、同表に例示のない文書については、類似の文書の分類により整理するものとする。

(完結文書の編さん)

第3条　文書が完結したときは、次の方法により編さん及び製本しなければならない。

(1)　紙文書は、簿冊により保管するものとし、当該簿冊の背表紙に文書分類、所属名、文書又は簿冊の名称、廃棄年度、保存年限その他の必要な事項(以下「文書分類等」という。)を記載すること。

(2)　電子文書は、文書管理システムに文書分類等を登録して電子的な簿冊を作成し、文書管理システム又は当該簿冊に紐づいた電子媒体等の保管場所(以下この号において「文書管理システム等の保管場所」という。)に保管すること。ただし、文書管理システムにおいて簿冊を作成し、又は文書管理システム等の保管場所で保管することが適当でないと文書保存責任者が認める電子文書にあっては、主務課において当該文書の文書分類等を整理及び記録した上で保管するものとする。

(文書の廃棄)

第4条　保存の期間を経過した文書は、文書保存責任者が確認し、廃棄するものとする。

2　文書保存責任者は、保存期間を経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めたときは、第2条第4項の規定により、保存期間を延長して保存することができる。

3　文書保存責任者は、第2条第4項及び前項の規定により保存期間を延長した文書について、当該期間の経過前において、保存する必要がないと認めたときは、確認の上、これを廃棄することができる。

4　文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行わなければならない。

5　電子文書を廃棄するときは、確実にデータを消去するものとする。

6　記録媒体を廃棄するときは、破壊等適切な方法により、他の者が再生できないよう確実に処理するものとする。

(簿冊等の整理)

第5条　第2条第4項の規定により文書の保存期間を変更し、延長し、若しくは短縮したとき、又は前条第1項若しくは第3項の規定により文書を廃棄したときは、文書管理システム(第3条第2号ただし書に規定する文書にあっては主務課が整理及び記録した方法)により、当該文書に係る文書分類等を整理しなければならない。

附則

1　この規程は、昭和32年10月15日から施行する。

2　すでに編さん保存されている文書は、当分の間、従前の例により保存する。

3　西吉野村及び大塔村の編入の日前に、西吉野村又は大塔村の職員により編さん保存されている文書は、当分の間、従前の例により保存する。

附則(昭和58年規程第8号)

1　この規程は、公布の日から施行し、昭和58年4月1日から適用する。

2　すでに編さん保存されている文書は、当分の間、従来の例により保存する。

附則(平成2年規程第6号)

この規程は、平成2年7月1日から施行する。

附則(平成5年規程第2号)

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

附則(平成7年規程第1号)

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

附則(平成14年規程第4号)

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

附則(平成17年規程第7号)

この規程は、平成17年9月25日から施行する。

附則(平成20年規程第13号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附則(平成25年規程第7号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附則(平成26年規程第21号)

この規程は、公布の日から施行し、平成26年4月1日から適用する。

附則(平成29年規程第1号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附則(令和3年規程第3号)抄

(施行期日)

1　この規程は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程による改正後の文書編さん保存規程(以下「改正後の規程」という。)第2条第1項の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する文書について適用し、同日前に作成し、又は取得した文書の保存期間は、なお従前の例による。

3　この規程の施行の際、現に永年保存とされている文書(前項の規定により永年保存となる物を含む。)は、改正後の規程第2条第2項の規定により永年保存としたものとみなす。

4　前項の規定により永年保存としたものとみなされた文書にあっては、当該文書が完結した時を基準として、改正後の規程第2条第3項及び第4項の規定を適用する。

(五條市役所処務規程の一部改正)

5　五條市役所処務規程(昭和39年6月五條市規程第5号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附則(令和7年規程第6号)

(施行期日)

1　この規程は、令和7年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程による改正後の文書編さん保存規程(第2条第4項を除く。)の規定は、この規程の施行の日以後に作成し、又は取得する文書について適用し、同日前に作成し、又は取得した文書の取扱いについては、なお従前の例による。

別表(第3条関係)


文書分類表
大		中		小
00	総務	00	庶務	0諸務	1市制	2市史	3秘書交際	4儀式ほう賞	5庁舎管理	6庁用自動車	7訴願訴訟
		05	企画	0諸務	1企画調整	2広域行政	3行政区画	4国際交流	5行政組織	6情報システム	7公の施設の管理	8行政改革	9パブリックコメント	10公共交通
		10	文書	0諸務	1法規	2公印	3文書管理	4収受発送	5情報管理・行政手続	6議会連絡	7事務引継
		15	広報公聴	0諸務	1広報	2広聴	3市民相談	4市民組織
		20	統計	0諸務	1人口	2労働	3商工業	4農林水産業	5経済	6事業所	7教育	8住宅
		25	議会	0諸務	1議員	2議事議案	3委員会
		30	監査	0諸務	1定期監査	2随時監査	3出納検査	4決算審査
		35	選挙	0諸務	1委員会	2選挙人名簿	3国関係選挙	4県選挙関係	5市関係選挙	6政治資金	7選挙啓発	8直接請求
		40	番号制度	0諸務
05	人事	00	庶務	0諸務	1定数	2人事記録	3公平委員会
		05	任命	0諸務	1試験	2任用	3退職	4特別職任用
		10	服務	0諸務	1服務	2職員	3考課	4勤務時間	5表彰	6分限懲戒
		15	研修	0諸務	1特別研修
		20	給与	0諸務	1給与	2報酬	3賃金	4諸手当	5退職手当	6恩給	7旅費費用
		25	労務	0諸務	1災害補償
		30	福利厚生	0諸務	1衛生管理	2保険	3共済組合	4互助会
10	財務	00	庶務	0諸務	1計画	2報告公表
		05	予算	0諸務	1当初予算	2補正予算	3執行管理	4市債	5交付税
		10	決算	0諸務	1決算分析	2決算資料
		15	出納	0諸務	1指定金融機関	2収納	3支出	4歳計外現金	5公印
		20	市税	0諸務	1市県民税	2固定資産税	3諸費	4徴収管理	5滞納処理	6公印
		25	基金	0諸務	1積立基金	2運用基金	3土地開発基金
15	管財用品	00	庶務	0諸務
		05	財産	0諸務	1財産台帳	2土地	3建物	4債権有価証券	5財産区	6法定外公共物
		10	用品	0諸務	1取得処分	2備品・物品
20	民生	00	庶務	0諸務	1民生児童委員
		05	生活保護	0諸務	1保護	2医療保護	3保護経費	4生活自立支援相談
		10	児童福祉	0諸務	1保育事業	2児童扶養手当	3特別児童扶養手当	4児童手当	5児童福祉施設	6児童保護	7青少年問題	8保護経費
		15	福祉更生援護	0諸務	1老人福祉	2母子福祉	3身障者福祉	4知的障害者福祉	5戦傷病者遺族等援護	6行旅死亡人等取扱	7在日外国人
		20	国民年金	0諸務	1拠出制年金	2障害(無拠出)年金
		25	国民健康保険	0諸務	1運営	2被保険者	3保険税	4給付	5第三者損害賠償
		30	保健	0諸務	1感染症関係	2母子保健関係	3健康増進関係	4診療所関係
		35	衛生	0諸務	1葬斎	2墓地	3狂犬病	4環境保全	5土砂等埋立て等規制対策事業	6空家等対策事業
		40	清掃	0諸務	1計画	2ごみ処理	3し尿処理	4そ族こん虫	5清掃施設	6浄化槽
		45	人権施策	0諸務	1各種団体・委員	2人権施策	3女性施策	4住宅新築資金	5地区改良
		50	隣保館等	0諸務	1運営	2施設管理	3補助金	4各種団体
		55	介護保険	0諸務	1運営	2被保険者	3保険料	4給付	5第三者行為	6要介護認定
		60	後期高齢者医療保険	0諸務	1運営	2被保険者	3保険料
		65	社会福祉法人	0諸務	2許認可等	3設立・変更	4指導監査	5命令
25	産業経済	00	庶務	0諸務	1観光	2保護	3開発	4宣伝紹介	5行事	6施設
		05	商工	0諸務	1経営診断	2工業振興	3産業振興	4施設誘致	5計量	6消費者行政
		10	農林	0諸務	1農家経営	2農産	3森林	4畜産	5植物防疫	6農業振興	7有害鳥獣
		15	農業委員会	0諸務	1委員・総会	2農地調整	3農業者年金	4国有農地	5証明
		20	土地改良	0諸務	1国営事業	2県営事業	3団体営事業	4小規模共同事業	5県単独補助事業	6市単独事業	7農林業地域改善対策事業
		25	災害	0農地農業用施設災害復旧事業	1林業施設災害復旧事業	2山林施設災害復旧事業
30	建設	00	庶務	0諸務
		05	道路	0諸務	1維持修繕	2新設改良	3舗装	4路線管理	5許可
		10	橋梁	0諸務	1維持修繕	2新設改良
		15	河川	0諸務	1維持修繕	2許可
		20	災害	0諸務	1災害復旧
		25	施行	0諸務	1施工業者	2施工契約	3建築確認	4買収移転補償
		30	都市計画	0諸務	1企画調査	2都市計画	3開発指導	4まちづくり
		35	街路	0諸務	1調査	2事業決定	3改良	4舗装	5買収移転補償
		40	公園緑地	0諸務	1調査	2事業決定	3施工	4施設管理
		45	区画整理	0諸務	1調査	2事業決定	3土地区画整理審議会	4換地	5施工	6保留地	7清算登記	8町境町名地番変更	9土地区画整理組合	10再開発
		50	下水道	0諸務	1調査及び賦課	2事業決定	3管渠	4処理場	5維持管理	6私設下水道
		55	建築	0諸務	1設計施工
		60	住宅	0諸務	1施工	2管理
		65	地籍調査	0諸務	1調査
		70	庁舎建設	0諸務	1施工
35	公安	00	庶務	0諸務
		05	住民	0諸務	1戸籍	2住民基本台帳	3外国人登録	4印鑑	5個人番号
		10	防災	0諸務	1公害	2交通安全	3防犯	4災害救助	5気象	6自衛隊誘致
40	教育文化	00	庶務	0諸務	1寮・住宅
		05	学校教育	0諸務	1学制	2就学	3奨学	4助成	5指導研究	6学校管理
		10	保健体育	0諸務	1健康管理	2給食	3日本スポーツ振興センター	4学校体育	5社会体育
		15	社会教育	0諸務	1成人教育	2青少年教育	3視聴覚教育	4文化振興	5学校・地域パートナーシップ事業	6中学校部活動地域移行事業
		20	子どもサポートセンター	0諸務	1育成	2指導
		25	文化財	0諸務	1保護	2町並保存
		30	同和教育	0諸務	1奨学	2指導研究

◆	昭和32年10月15日	規程第5号
◇	昭和58年4月30日	規程第8号
◇	平成2年6月20日	規程第6号
◇	平成5年3月31日	規程第2号
◇	平成7年3月31日	規程第1号
◇	平成14年3月27日	規程第4号
◇	平成17年9月15日	規程第7号
◇	平成20年4月1日	規程第13号
◇	平成25年3月29日	規程第7号
◇	平成26年6月11日	規程第21号
◇	平成29年3月8日	規程第1号
◇	令和3年1月15日	規程第3号
◇	令和7年2月14日	規程第6号